Zunehmend werden Medien (Bilder, Audios und Videos) und weitere Informationen (Übersetzungen, Preislisten, Produktbeschreibungen etc.) für die täglichen Kommunikationsprozesse benötigt. Diese Daten müssen aus unterschiedlichen Kanälen abgefordert (SAP, WCM, Office Anwendungen, E-Mails und E-Mail-Attachments) und bereitgestellt werden.

Die Ansprüche an die Auffindbarkeit und sofortige Verfügbarkeit dieser Assets steigen. Einmal vorhandene Informationen müssen für unterschiedliche Ausgabekanäle (Kataloge im Print, Prospekte für Kunden und Partner, E-Shops, Pressematerialien etc.) mit Hilfe von verschiedenen Layouts und Regeln verfügbar gemacht werden.

Einmal erzeugte Medien müssen zentral und crossmedial für den Einsatz in Print, Internet oder für den internen Einsatz, z.B. für Präsentationen, unmittelbar und selbstverständlich zur Verfügung stehen. Um dieses zu gewährleisten muss eine audiovisuelle Recherche und die Distribution der Assets durch rechtebasierten Zugriff ermöglicht werden. Weiterhin ist die Aufnahme aller Medien, ihre Kategorisierung, Katalogisierung und Indizierung (durch Metadatenredaktion) unabdingbar.

Diese komplexe Aufgabenstellung wird Tag für Tag in allen Unternehmen von erfahrenen und teuren Mitarbeitern in kosten- und zeitintensiver Arbeit, dezentral und individuell gestaltet und ganz selbstverständlich erledigt. Dabei benötigen und verwenden Sekretariate, PR- und Marketingabteilungen, Einkauf, Vertrieb, Logistik und Teile des Produktionsabteilungen die gleichen Assets für unterschiedliche Anforderungen ihres Tagesgeschäftes.